Monatsabschluss durchführen / Erfassungsperiode schliessen

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Einleitung

Folgende Tätkeiten müssen beim Montatsabschluss durchgeführt werden.
Wobei Monatsabschluss, sich auf die hinterlegte Periode bezieht und nicht zwingend einen "Monat" entsprechen muss.

Vorgehen für den Abschluss

Reihenfolge

1. Kontrolle und einforderung der Vorgesetzten Visum
2. Periode abschliessen und neue Periode eröffnen
3. Stundenguthaben begrenzen (Optional)

Kontrolle

Um die Zeiterfassungen abzuschliessen müssen alle Zeiterfassungsrapporte vom Vorgesetzten visiert sein.
Um eine Übersicht anzuzeigen, klicken Sie auf der linken Seite auf "Freigabe Zeit- und Spesenerf." (1) und danach ins Register "Übersicht".
Zeiterfassung freigabe kontrolle.png
Die Liste enthält alle Mitarbeitenden, welche freigegeben werden müssen. Es werden nur Mitarbeitende Angezeigt, bei welchen der Termin des Vorgesetzten-Visum fällig ist.
Der in er Liste enthaltene Vorgesezte, entspricht dem Vorgesetzten gemäss den Personaldaten, dieser muss nicht zwingend die gleiche Person sein, welche die Rapporte freigeben muss.

Periode abschliessen und neue Periode eröffnen

Wechseln Sie zu den Einstellungen der Zeit- und Entschädigungserfassung. Durch Auswählen des Menü "Zeit und Spesenerfassung" (1) und danach durch das Symbol "Einstellungen" (2).
Zeiterfassung administrator einstellungen.png
Für das Anpassen der Zeiträume (Perioden) exisiteren zwei Möglichkeiten, die Massenbearbeitung und die Einzelbearbeitung.

Massenbearbeitung

Wählen Sie die Massenbearbeitung um die Perioden bei allen Mitarbeitenden zu setzten. Beim setzten der neuen Periode, wird autoamtisch die alte Periode abgeschlossen.
Klicken Sie auf Massenbearbeitung (1) und wählen sie den gwünschten nächsten Periodenzeitraum aus. Es ist auch möglich eine alte Periode wieder zu setzten. Um den Vorgang abzuschliessen wählen Sie die Option "erfasssungszeiträume aktualisieren" (2). Zeiterfassung periode massenbearbeitung.png

Einzelnbearbeitung

Die EInzelnbearbeitung empfielt sich nur, wenn Sie wenige Mitarbeitende anpassen müssen. Sie haben so die Möglichkeit, die Zeiträume komplett frei einzustellen des Mitarbeitenden. Auch ist es möglich beispielsweise gleich zwei Perioden zu erfassen, damit der Mitarbeitende diese abschliessen kann.
Wählen Sie dafür das bearbeiten Symbol (1) beim Mitarbeitenden und Passen die Zeiträume (2) ihren Vorstellungen an. Vergessen Sie nicht am Schluss die Daten zu speichern (2).
Zeiterfassung periode einzelbearbeitung.png

Stundenguthaben begrenzen (Optional)

In abhänigkeit von Ihren Arbeitsverträgen haben Sie die Begrenzung der Stundenguthaben vertraglich festgelegt.
Wechseln Sie zu den Einstellungen der Zeit- und Entschädigungserfassung. Durch Auswhalen des Menü "Zeit und Spesenerfassung" (1) und danach durch das Symbol "Einstellungen" (2).
Zeiterfassung administrator einstellungen.png Zur Begrenzung, wählen Sie nun das Register Stundenguthaben (1a) und die Option Begrenzung (1b). Danach wählen Sie die Grenzwerte gemäss Ihren Vertragsbedingungen. Sie können sowohl die Unter- wie auch die Obergrenze festlegen und danach Aktualisieren (2) klicken.
In der nachfolgenden Liste sehen Sie alle Mitarbeiter, welche diese Grenzwerte über- oder unterschreiten. Zudem sehen Sie den Vorschlag für die Korrektur durch das System (gelber Rahmen).
Markieren Sie nun alle Mitarbeiter (3), welche Sie korrigieren möchten. Mit dem Klick auf Speichern (4) werden allen Mitarbeitern eine korrektur im Anspruch eingetragen.
Zeiterfassung stundenguthaben begrenzen.png