Freigabe von Mitarbeiterrapporten (Vorgesetztenvisum)

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Einleitung / Wichtiger Hinweis

Die Freigabe des Vorgesetzten kann nur von ems Web (Webanwendung) ausgeführt werden. Es ist nicht möglich die Daten über die Mobile App freizugeben.
Ein Vorgesetzten Visum kann auch gesetzt werden, wenn der Mitarbeitende noch kein Visum gesetzt hat. Dies ermöglicht bei ungeplanten Abwesenheiten den Rapport abzuschliessen. Ebenfalls wird dies verwendet, sofern der Mitarbeitende keine Datenerfassung selber vornimmt.

Freigabe des Zeit- und Entschädigungen

Freigabe setzten

Der Zugriff zu der Freigabe der Zeit und Entschädigungen finden Sie auf der Linken Navigationsleiste unter dem Punkt Freigabe Zeit- und Spesen. (1)
Zeiterfassung VGVisum Menue.png
zur Freigabe des Rapports wählen Sie den grünen "Hacken" (1). Sie müssen jeden Rapport einzeln freigeben. Das Symbol der Sanduhr (gelber Rahmen) signalisiert Ihnen, dass die Zeiterfassung bereits durch Ihren Mitarbeitenden abgeschlossen wurde.
Zur Kontrolle der Daten haben Sie folgende Möglichkeiten. In der mitleren Spalte finden sie eine Summierung der eingegeben Werte, Dokumente zu Entschädigungen werden angezeigt, sofern diese gescannt oder fotografiert worden sind. Möchten Sie weiter Informationen ansehen, haben Sie die Möglichkeit verschiedene Reports direkt durch das Druckersymbol auf der Mitarbeiter-Zeile auszugeben.
Zeiterfassung VGVisum setzen.png

Rücknahme des Visum

Solange die Erfassungsperiode (Zeitraum für die Dateneingabe) noch offen Ist können Sie das Visum wieder entfernen.
Müssen Sie Daten in einer geschlossenen Periode korrigieren, ändern Sie zuvor die Erfassungsperiode und entfernen Sie danach das Visum.
Anleitung für das Setzten der Erfassungsperiode.

Variante 1: für die Rücknahme des Visum

Im normalen Vorgehen, verschwinden alle Mitarbeiter welche visiert sind. Um die bereits Visierten Rapporte wieder anzuzeigen, deaktivieren Sie die Option "Ausblenden von Freigegeben Rapporten" (1). Danach werden alle Mitarbeiter angezeigt, auch diese welche bereits rapportiert sind. Bereits freigegebene Erkennen Sie am grünen Symbol (gelber Rahmen). Mit dem Symbol auf der rechten Seite können Sie das Visum vom Mitarbeitenden wieder entfernen.
Zeiterfassung VGVisum Rücknahme.png

Variante 2: für die Rückhname des Visum

Öffnen Sie den Mitarbeiter in der normalen Zeiterfassung. Über die Schaltfläche Freigabe... (1) gelangen Sie in die Kurzübersicht über den Mitarbeitenden. In Abhängigkeit zum vorhanden Status und Ihrer Berechtigungen, haben Sie die Möglichkeit das Visum des Vorgesetzten und oder des Mitarbeitenden zu setzten oder zu entfernen. (2)
Zeiterfassung Visum direkt Rapportierung setzten.png

Stellvertretungen

Damit die Erfassungen durch Ihren Stellvertreter gepflegt werden können, müssen Sie Stellvertretungen für das System hinterlegen. Stellvertreter regelungen haben keine Abhängigkeit in die Zeiterfassung. So wird nicht automatisch bei Urlaub auch eine Stellvertretung eingetragen. Stellvertretungen können beliebig im Voraus geplant werden. Eine Anleitung zu den Stellvertretungen finden Sie hier:

Erklärungen der Fehlermeldungen und Informationen

Wurde bereits durch den Mitarbeitenden ein Visum gesetzt, findet nur eine reduzierte Prüfung der Daten nochmals statt. Wurde jedoch noch kein Mitarbeitervisum gesetzt, wird der komplette Rapport durchgeprüft.
Eine Liste der Fehlermeldungen und Informationen finden Sie hier: Fehlermeldungen und Informationen