Freigabe von Mitarbeiterrapporten (Eigenvisum)

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Inhaltsverzeichnis

Einleitung / Wichtiger Hinweis

Die Freigabe des Rapports kann nur durch den Mitarbeitenden selber erfolgen. Es ist nicht möglich ein "Eigen-Visum" durch eine anderen Mitarbeitenden durchzuführen. Das Symbol der Freigabe des Rapports wird automatisch ausgeblendet. Sobald der Eigenvisum gesetzt ist kann die Zeiterfassung nicht mehr angepasst werden. Die Freigabe kann aber während die Erfassungsperiode noch offen ist widerrufen werden.

Freigabe des Zeit- und Entschädigungen

Freigabe über ems Mobile

Im Menü der Web-App finden Sie die Schaltfläche Freigabe (1). Die Freigabe erfolgt immer für dich selber, bzw. den in der App angemeldeten Benutzer. Es ist nicht möglich für andere Benutzer eine Freigabe zu erstellen.
Zeiterfassung freigabe menue mobile.png

Durch anklicken dieser Schaltfläche, wird automatisch eine Prüfung der Daten durchgeführt. Das Ergebnis der Prüfung finden Sie unterstehend. Nur wenn keine Fehler mehr angezeigt werden, erscheint die Schaltfläche zur Freigabe der Zeiterfassung. Eine Liste der Fehlermeldungen und der möglichen Lösungen finden Sie unterstehend.
Zeiterfassung fehlermeldungen mobile.png

Durch klicken der Schaltfläche "Daten freigeben" (1) werden die Daten visiert und freigegeben.
Zeiterfassung Eigenvisum setzen mobile.png

Freigabe über ems Web

Wechseln sie in die persönliche Eingabemaske von Ihnen selber. Klicken Sie dafür auf der Linken Menüleiste auf die Funktion "Zeit- und Entschädigungserfassung" (1). In der nun erscheinenden Liste können auch mehrere Mitarbeitende vorhanden sein. Wählen Sie nun aber sich selber aus (2). Sollten Sie nicht in der Liste vorhanden sein, wenden Sie sich bitte an die für die Zeiterfassung verantwortliche Stelle in Ihrem Unternehmen. In diesem Falle, fehlen Ihnen die notwendigen Berechtigungen. Das gleiche Vorgehen gilt auch, wenn Sie den Eintrag "Zeit- und Entschädigungserfassung" in der linken Menüleiste nicht sehen.
Zeiterfassung bearbeiten.png

Um das Eigenvisum zu setzten haben Sie nun die Möglichkeit mit der Funktion "Freigabe" (1) das Visum zu setzten. Mit dem setzten des Visums findet eine ausführliche Prüfung der Daten statt. Die Prüfung ohne das Visum zu setzten können Sie auch mit der Funktion "Prüfen" durchführen, dies ist jedoch nicht zwingend notwendig.
Bitte beachten Sie, dass immer die offene Periode freigegeben wird. Die Information über die aktive Periode ist gelb markiert in der nachfolgenden Abbildung.
Zeiterfassung Eigenvisum setzen.png

Bei der Prüfung oder der Freigabe ist es möglich, dass Fehlermeldungen und Informationen zurückgegeben werden. Sobald eine Fehlermeldung zurückgegeben wird, werden die Daten nicht freigegeben, bis die Fehler korrigiert sind. Eine Liste der Fehlermeldungen und der möglichen Lösungen finden Sie unterstehend.
Zeiterfassung fehlermeldungen web.png

Rücknahme des Visum

Sobald die Freigabe gesetzt ist, wechselt das Symbol der Freigabe von einem Hacken auf einen Kreis mit einem Pfeil. Drücken Sie dieses Symbol nochmals wird der Rapport nochmals entsperrt.

Erklärungen der Fehlermeldungen und Informationen

Informationen

1035: Automatischer Ausgleich mit Mehrstunden (x)

Das System hat am angegeben tag automatisch Mehrstunden berechnet und diese in die Zeiterfassung eingefügt. Beispielsweise haben sie 9 Stunden an diesem Tag gearbeitet und haben aber eine Sollarbeitszeit von 8.4 Stunden. In diesem Fall wird das System automatisch 0.6 Stunden als Mehrstunden einfügen. Diese Stunden werden Ihrem aktuellen Gleitzeit Stundensaldo angerechnet.

1036: Automatischer Ausgleich mit Kompensation (x)

Das System hat am angegeben tag automatisch Minderstunden berechnet und diese in die Zeiterfassung eingefügt. Beispielsweise haben sie 7 Stunden an diesem Tag gearbeitet und haben aber eine Sollarbeitszeit von 8.4 Stunden. In diesem Fall wird das System automatisch 1.4 Stunden als Kompensation einfügen. Diese Stunden werden Ihrem aktuellen Gleitzeit Stundensaldo abgezogen.

1038: Das Visum ist bereits vorhanden und wird aktualisiert.

Die Daten haben teilweise bereits ein Visum. Das System berechnet jedoch die Daten nochmals neu und visiert diese.

1039: Das Mitarbeitervisum ist bereits gesetzt.

Diese Meldung wird nur beim setzten des Vorgesetzten Visum angezeigt. Ist das Mitarbeitervisum bereits gesetzt, findet keine erneute Datenprüfung statt, sondern die Daten werden direkt visiert und freigegeben.>br>

1045: Automatischer Pausenabzug vorgenommen

Das System hat einen automatischen Pausenabzug vorgenommen, da die gesetzlichen Pausenzeiten nicht eingehalten wurden. Das System ergänzt den Pausenabzug und verändert keine erfassten Daten.

Fehlermeldungen

1031: Das Ferienguthaben (x) ist zu klein

Das System berechnet laufend den aktuellen Feriensaldo. Der Feriensaldo darf nicht unter 0 fallen. Sollten Sie mehr Ferien eingetragen haben, als der berechnete Saldo, können Sie den rapport nicht freigeben. Als Lösung können einzelne Ferientage gelöscht werden in der Zeiterfassung und durch Kompensation des Zeitkonto ersetzt werden.

1032: Sie haben keine Lohnarten für den automatischen Ausgleich.

Um einen automatischen Abgleich mit dem Schichtplan vorzunehmen, müssen im System entsprechende Zeitarten (Lohnarten) erfasst sein. Beim manuellen Ausgleich benötigt der Mitarbeiter Berechtigungen auf die entsprechenden Zeitarten. Ist der automatische Ausgleich vorgegeben, müssen die Zeitarten lediglich in den Stammdaten hinterlegt sein.

1033: Der Eintrag benötigt eine Kontierung (Auftrag, Kostenstelle).

Zeitarten, welche für die Leistungsrapportierung verwendet werden, benötigen zusätzlich noch die angabe der Kontierung. Beispielsweise muss die Zeitart "Produktive Arbeitszeit" noch die Information zu einem Kundenauftrag enthalten.

1034: Es besteht eine Abweichung zum Schichtplan (x)

Diese Meldung erscheint nur, wenn kein automatischer Zeitausgleich oder der automatische abgleich mit dem Schichtplan eingestellt ist. Ist dies der Fall, müssen die rapportieren Stunden an den tagen exakt den Soll-Stunden gemäss dem Schichtplan entsprechen, andernfalls erscheint diese Fehlermeldung.

1037: Die Abwesenheit ist grösser als die tägliche Sollarbeitszeit.

Wird eine Abwesenheitszeitart bspw. Krankheit eingetragen, darf die tägliche Sollarbeitszeit nicht überschritten werden. Ist beispielsweise über den Schichtplan eine Soll-Arbeitszeit von 8.4 Stunden vorgesehen, darf nicht für 9 Stunden Krankheit eingetragen werden. Was jedoch zulässig ist, 8 Stunden Krankheit und 1 Stunde Präsenzzeit einzutragen.

1040: Die zulässige Tagesarbeitszeit ist überschritten.

Die für die Zeiterfassung zuständige Stelle in Ihrem Unternehmen, kann eine maximale Wochenarbeitszeit Limite festlegen. Gesetzlich ist eine Tagesarbeitszeit von max. 12.5 Stunden zulässig. Ist diese überschritten, wird diese Fehlermeldung angezeigt. Bitte prüfen Sie in diesem Falle nochmals die eingegeben Stunden. Es ist auch möglich, dass Stunden doppelt erfasst wurden und es deshalb zu einer Überschreitung der Wochenarbeitszeit kommt. Sind die eingegeben Daten korrekt, prüfen Sie mit der für die Zeiterfassung.

1041: Die zulässige Wochenarbeitszeit ist überschritten.

Die für die Zeiterfassung zuständige Stelle in Ihrem Unternehmen, kann eine maximale Wochenarbeitszeit Limite festlegen. Die Limite wird meistens in einem Gesamtarbeitsvertrag (GAV) geregelt. Ist diese überschritten, wird diese Fehlermeldung angezeigt. Bitte prüfen Sie in diesem Falle nochmals die eingegeben Stunden. Es ist auch möglich, dass Stunden doppelt erfasst wurden und es deshalb zu einer Überschreitung der Wochenarbeitszeit kommt. Sind die eingegeben Daten korrekt, prüfen Sie mit der für die Zeiterfassung.

1042: Der Eintrag wurde nicht abgeschlossen oder hat den Wert 0.

Diese Meldung bedeutet, dass sich ein nicht abgeschlossener Eintrag in der Zeiterfassung befindet. In der detaillierten Zeiterfassung ist damit ein gestarteter Zeiteintrag ohne dem Stop Eintrag vorhanden. In der vereinfachten Erfassung ist ein Eintrag mit 0 Stunden eingetragen. Beides ist nicht zulässig und muss korrigiert werden. Beenden Sie den Eintrag in der Zeiterfassung, in dem Sie die Anzahl Stunden oder die End-Zeit eingeben. Handelt es sich um ein Fehleintrag, kann dieser natürlich auch gelöscht werden.

1043: Es existieren überschneidende Zeiteinträge.

Es existieren überschneidende Zeiteinträge, welche sich im Tagesplan überschneiden. Dies bedeutet, dass beispielsweise der vorherige Datensatz über den nachfolgenden Datensatz läuft. Korrigieren Sie die Daten und den überschneidenden Zeiteintrag.

1044: Der Sollarbeitszeit wurde überschritten mit gleichzeitiger Abwesenheit.

An einem Tag mit Abwesenheit (bspw. Krankheit) wurde die Sollarbeitzeit gemäss dem Schichtplan überschritten. Es ist nicht zulässig Mehrstunden an diesen Tagen zu machen, kürzen Sie die Abwesenheit entsprechend, damit es nicht zu einer Überschreitung der Sollarbeitszeit kommt.

1046: Nicht bearbeitetes Zeitgesuch (Feriengesuch) vorhanden.

Im Freigabezeitraum befindet sich ein nicht bearbeitetes Zeitgesuch . Veranlassen Sie die Freigabe durch die zuständige Stelle oder löschen Sie das Zeitgesuch.

1047: Die gesetzlichen Pausen und Ruhezeiten wurden nicht eingehalten.

In den Einstellungen ist festgelegt, dass die gesetzlichen Pausen und Ruhezeiten zwingend einzuhalten sind. Ist dies nicht der fall müssen Sie den Rapport anpassen und korrigieren.

1048: Der Eintrag benötigt die Angabe zur Maschine (Betriebsmittel).

Es existiert ein Eintrag mit einer Zeitart, welche eine Maschine (Betriebsmittel) benötigt.

1049: Der zulässige Saldo in der Zeitartensaldogruppe xxx wurde unterschritten

Ihr Administrator kann ein Grenzwert für die Zeitartensaldogruppe (z.B. Ferien/Stundensaldo) festlegen. Diese darf nicht unterschritten werden. Üblicherweise ist diese Fehlermeldung auf zuviel bezogene Ferien zurückzuschliessen. Korrigieren Sie ihren Zeiterfassungsrapport oder wenden Sie sich an die zuständige Stelle für die Zeiterfassung.

1050: Der zulässige Saldo in der Zeitartengruppe xxx wurde überschritten

Ihr Administrator kann ein Grenzwert für die Zeitartensaldogruppe (z.B. Ferien/Stundensaldo) festlegen. Diese darf nicht überschritten werden. Üblicherweise ist diese Fehlermeldung auf zuviel Stundenguthaben zurückzuschliessen. Korrigieren Sie ihren Zeiterfassungsrapport oder wenden Sie sich an die zuständige Stelle für die Zeiterfassung.