Erfassung und Mutation von Mitarbeitenden

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Übersicht

Je nach Ausprägung des Systems werden mehrere Unterschiedliche Einträge benötigt. Die nachfolgende Matrix ergibt einen überblich, was für welche Nutzung erforderlich ist.

. Zeiterfassung Kassensystem Aufträge
Grunddaten X X X
Betriebsdaten - Orgranisatiosdaten X X X
Betriebsdaten - Zeiterfassung X
Logindaten X 1) X X
Berechtigungsrollen X 2a) X X

1) Optional erforderlich, sofern der Mitarbeitende seine Daten selber erfassen soll.
2a) Berechtigungsrolle mit der Zuteilung der Lohnarten ist erforderlich

Mitarbeiterdaten

Grundaten

Erfassung

Grunddaten.jpg
Alle hellgrünen Felder sind Pflichtfelder, die anderen optional.

Personalnr.
Die Personalnummer wird fortlaufend durch das System vergeben, bei Bedarf kann auch selber eine freie Nummer gewählt werden.
Mitarbeitercode
Der Mitarbeitercode ist optional. Hier kann z.B. ein Code aus einem Fremdsystem eingetragen werden.
Anrede
Optional, je nachdem welche Module im Einsatz sind jedoch vorteilhaft um die Komplette Adresse des Mitarbeitenden zu hinterlegen.
Name / Vorname
Name und Vorname des Mitarbeitenden.
Geburtsdatum
Optional, je nachdem welche Module eingesetzt werden.
Sozialversicherungsnummer
Optional, je nachdem welche Module eingesetzt werden jedoch erforderlich.
Mitarbeiter Bild hochladen
Optional kann für den Mitarbeitenden mittels "Durchsuchen..." ein Bild hinterlegt werden. Dieses erscheint ebenfalls bei der Mitarbeiter Suche.
Das Bild muss im .jpg Format hochgeladen werden.

Mutationen

Unter dem Register Grunddaten können die Änderungen einfach mit dem Button "Speichern" übernommen werden.

Privatdaten save.jpg

Austritt

Um einen Austritt zu erfassen um den Mitarbeitenden inaktiv zu setzten, kann auf "Austritt" geklickt werden.

Austritt 1.jpg

Anschliessend öffnet sich ein weiteres Fenster:

Austritt 2.jpg

Nun kann ausgewählt werden, bis wann der Mitarbeitende aktiv bleiben soll. Durch Klick auf "Mitarbeitender mit obenstehenden Einstellungen löschen", wird der Austritt mit dem gewünschten Datum erfasst.


Privatdaten

Betriebsdaten

Alle hellgrünen Felder sind Pflichtfelder, die anderen optional.

Organisationsdaten

Betriebsdaten.JPG

Gültig von
Hier wird das Datum eingetragen, ab welchem Datum die Betriebsdaten gültig sein sollen.
Meistens entspricht dies dem Eintrittsdatum des Mitarbeitenden.
Firma
Optional, hier könnten Mitarbeiter einer anderen Firma zugeteilt werden.
Kostenstelle / Abteilung
Pflichtfelder, hier werden die Kostenstelle sowie die Abteilung eingetragen werden, werden diese nicht aktiv gepflegt, entsprechen diese dem Firmennamen.
Hierzu den entsprechenden Namen ins Feld schreiben, bis das System den Vorschlag macht. Anschliessend mit dem Mauszeiger das gewünschte Ergebnis auswählen.
Betriebsdaten 2.JPG
Vorgesetzter
Hier wird der Vorgesetzte des Mitarbeitenden gepflegt.
Hinweis: Es können nur Vorgesetzte hinterlegt werden, welche bereits im System erfasst worden sind.
Funktion
Hier wird dir Funktion (Stellenbezeichnung) des Mitarbeiters hinterlegt.
Funktionseinteilung
Optional
Vertragsart
Optional, hier kann die Beschäftigungsart (Std. Lohn, Monatslohn) hinterlegt werden.
Telefon / Telefax / Mobiltelefon / E-Mail
Hier werden die Kommunikationsdaten für den Mitarbeitenden hinterlegt.
Diese sind erforderlich, damit das System z.B. E-Mails oder SMS zustellen kann.

Zeiterfassung

Von "Organisationsdaten" kann mittels Dropdown Auswahl auf "Zeiterfassung" gewechselt werden. Hier werden für den Mitarbeitenden für die Zeiterfassung relevanten Einstellungen hinterlegt

Betriebsdaten zeit1.JPG
Gültig von
Hier wird das Datum hinterlegt, ab welchem Zeitraum die Einstellungen gültig sind.
Bei einem Neueintritt entspricht dies in der Regel der Vertragsbeginn.
Erfassungsart
Mittels Dropdown Menü sind folgende Optionen möglich:
Erfassungsart 1.JPG
einf.: Einfache Erfassung
kompl.: Komplette Zeiterfassung (Start/Stop)
frei: Daten können durch den Mitarbeitenden bearbeitet werden
stempel: Zeiterfassung nur mittels Start/Stop möglich, kein nachträgliches bearbeiten durch den Mitarbeitenden möglich
Schichtplan
Hier erscheinen alle Schichtpläne welche in den Einstellungen der Zeiterfassung erstellt wurden und können somit dem Mitarbeitenden zugeteitl werden.


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